Автоматизация – необходимость или залог успеха проджект-менеджера?

Не станет новостью, что проект менеджеры стараются сделать продуктивность всех процесса максимальной. Но проджект-менеджмент занимается непрерывным уравновешиванием качества, сроков и расходов.

Мнение, что составление проектного плана вручную является лёгким процессом и необходимо лишь выбрать верный шаблон  – ошибочно. Значительное количество заданий и активностей однотипны, и о чудо,  именно это может поспособствовать повышению продуктивности работы проджект-менеджера. Ведь само планирование часто состоит из паттернов, многие вовсе не требуют мыслительного напряжения. Тут и кроется вся загвоздка: как улучшить свою эффективность, выполняя похожие задачи и при этом не заскучать.

Подробнее об управлении проектами и автоматизацией

Для упрощения планирования, а так же контроля реализации проекта компании используют автоматизацию давно. Более того, существует множество ПО разработанных специально для компаний разных размеров.

Вероятность удачной реализации проекта возрастает, если в команде уже есть профессиональный, испытанный многими проектами проджект-менеджер. Как однажды сказал John Berra, руководитель Emerson Process Management: Хорошего менеджера очень трудно найти, а, найдя, его важно сохранить. Чтобы работу проджект-менеджера хоть немного облегчить, ведь дел у него много, нужно максимально упростить все, что можно упростить, а однотипные задачи перевести в автоматический режим. Важный пункт – следить, чтобы не упало качество. Если сделать автоматизацию, то специалист сможет отдать больше рабочего времени, своих способностей и опыта на более полезные задачи, требующие серьезных мыслительных процессов, а не бездумно выполнять простые, повторяющиеся таски.

Необходимо автоматизировать следующие задачи в проекте:

• Апдейт проектного плана и новые сроки выполнения
• Расстановка приоритетности задач и согласованность общих целей проекта
• Информирование о изменениях в задачах, ответсвенных и участников проекта
• Во избежание расхождений между личными, командными и общими планами проекта, а также чтобы не было простоя и овертаймов, создание четкого графика работы
• Напоминание о приближающихся дэдлайнах
• Информирование о завершении тех или иных задач и новое распределение ресурсов, которые освободились
• Апдейт и новое перераспределение ресурсов, если в процессе выполнения проекта произошли изменения. Новые задачи и дэдлайны
• Процесс отчетности
• Регулярная рассылка отчетной документации о состоянии проекта всем участинкам проекта

Мир разработок не стоит на месте. Сейчас на рынке представлено большое количество ПО для управления проектами с отличным функционалом. Случилось это в связи с аппаратным и програмным развитием веб-серверов и мощных сетей. Это позволяет произвести автоматизацию многих функций в таких областях как:

• Формирование расписания работ и разделение ресурсов
• Составление плана проекта
• Контроль выработок и времени, сбор данных о его расходовании
• Наблюдение за тем, как применяются ресурсы
• Заведование документацией
• Коллективная работа и согласованность в работе команды
• Наблюдение за качеством
• Проверка выполнения задач и контроль выполнения
• Руководство во всех сферах работы над проектом
• Отчетность об ошибках, багах, сбоях и других вещах, препятствующих успешному завершению проекта
• Слежение за выполнением дэдлайнов

В заключение. Как считает директор PM Solutions’ Center for Business Practices, James Pennypacker: “Bремя от начала проекта и до его окончания  является одним из десяти решающих показателей в управлении проектами”.

Подтверждением успешного внедрения автоматизации является то, что работа менеджера лучше устроена, а время, которое освободилось, даст возможность сосредоточить деятельность на трудных или творческих сторонах проекта. Это повлечет за собой уменьшение расходов и росту уровня качества.