Искусное управление проектами. Пять рекомендаций

В том случае, если разбирать проджект-менеджмент как действие, с помощью которого мы приходим к целям путём обстоятельного составления плана, построения, мотивации к работе и проверок, то нужно исполнять это действие так, чтобы использование ресурсов было максимально грамотным и способствовало достижению желаемых целей. Это может быть не так легко, как кажется.

Несмотря на то, какой вид проекта или метод Вы выбрали, есть правила, которым целесообразно следовать для удачного окончания проекта:

1. Всё время справляться о сроках окончания
2. Ежедневное взаимодействие со всеми исполнителями
3. Поощрение членов команды за качественно проделанную работу
4. Безопасное хранение проектной информации
5. Апдейт плана согласно стадии, на которой находится проект

Рассмотрим каждый пункт более конкретно.

1. В проекте важными являются сроки.

Цели проекта могут остаться нереализованными, если не следовать установкам распространенной методики постановки целей Smart, которые заключается в том, что цели обязаны быть: specific – чёткими, attainable – достигаемыми, relevant – имеющими вес для общей цели, timely – своевременными, measurable – измеримыми. Отсутствие умения постановки целевых сроков основных стадий проекта и его окончания служит причиной неизменной «недоделки» или основательных задержек. Необходимо очень внимательно относиться к срокам при исполнении любой задачи, это способствует сохранению нужной степени мотивации команды во время всего проекта. Но не забываем и про гибкость. Слишком четкое следование дэдлайнам иногда заставляет членов команды идти на жертвы, в ущерб целям проекта. Как результат – падение качества. Поэтому, для того, чтобы исполнители не рисковали и не отказывались от качества в сторону сроков, дэдлайны не должны быть чересчур строгими и висеть грозовыми тучами над командой.

Маленькая подсказка. Правильно выстроенный процесс – это когда исполнители достаточно хорошо мотивированы, чтобы сверяться с планом работ каждой задачи и стараться придерживаться этого плана. Это могут быть любые занятия, способствующие синхронизации действий всех участников, взаимовыручке и координации внутри команды. Задержка у одного зачастую влечет за собой задержку или простой у остальных. Сила команды кроется в силе каждого отдельного субъекта.

2. Очень значима результативная согласованность действий в команде.

Каждый член команды отчётливо должен осознавать свои обязанности и обязанности других на всех этапах выполнения проекта. Но тут стоит обратить внимание на рассмотрение затруднительных ситуаций и саму коммуникацию в целом. Это делается для того, чтобы задания не повторялись, не были отброшены на второй план или, наоборот, важность их не была завышена. Такое случается довольно часто, ведь многие занимаются не одной, а сразу несколькими задачами. И тем не менее, оценку результатов проводят над проектом/задачей/этапом в целом, а не у каждого по отдельности. Поэтому необходимо верно формировать взаимодействие, которое создаёт обстановку для наиболее продуктивного применения умений и потенциала каждого исполнителя.

3. Почти всегда есть взаимосвязь между итогами работы человека и оценкой его профессиональных достоинств. Это способствует положительной обстановке в команде и хорошей мотивации работать с неограниченной силой, а также применять дополнительные старания для того, чтобы сделать задачи вовремя и качественно.

Взыскания или штрафы вынуждают, чтобы сотрудник делал то, что обязан, а вот справедливая похвала и финансовое награждение стимулируют человека помимо того, что он должен, делать как можно лучше и больше.  Тут срабатывает то, что исполнители видят, какое влияние имеет их работа на общий результат.

4. Информация должна быть досягаема на столько, чтобы исполнитель проекта мог ее обновлять и/или пользоваться.

Стоит организовать процесс так, чтобы у каждого был определенного уровня контроль документов – право доступа. Правильно разделенные права доступа, отсутствие трудностей в использовании – упрощают рабочий процесс и существенно экономят время. А так как конфиденциальность и безопасность превыше всего, крайне важно, чтобы команда держала и обновляла проектную документацию в едином доступном для всех и надежном месте, где можно взять информацию в любой нужный момент.

Одна из главных ошибок в управлении проектами – это отсутствие возможности доступа к проектной документации, которая нужна для принятия решений, поправке проектного плана и т.д. Часто это становится причиной задержек и смещения сроков и снижает боевой настрой команды. Для таких ситуаций есть хорошее решение – эффективное программное обеспечение – платформа для проектной согласованности действий.

5. Мнение о том, что планирование необходимо лишь для запуска проекта, является неверным. Перед стартом проекта создаётся план. Он является направлением, в котором проект будет двигаться. Качество и продуманность плана испытывается в реальных ситуациях, возникающих при воплощении в жизнь проекта. Но план не бывает перманентным. Пространство, в котором существуют проекты, постоянно меняется, влияние внешних факторов, новые цели – причины, почему план требует постоянного апдейта.

Отсутствие актуализации плана не способствует завершению проекта в сроки, указанные изначально. К краху может довести строгое бездумное следование плану, созданному в начале, который уже не вяжется с фактической ситуацией в проекте. Профессионалы в своём деле понимают, когда нужно вносить поправки в план, созданном в начале проекта, а когда можно продолжать следовать ему.

Итог. Компетентное управление проектом сводит к минимуму задержки в работе, овертаймы и простои, уменьшает вероятности потерь при плохом стечении обстоятельств. Не существует шаблонов, под которые можно просто подогнать проект. Простые принципы, о которых я рассказал, не стоит недооценивать, но и переоценивать тоже. Они помогают в нашем деле, но не забывайте об элементарном рациональном мышлении и правильной оценке своих ресурсов.