Менеджер проектов. Инструкция для тех, кто планирует им стать.

Среди множества советов о том, как стать менеджером проектов в большей части из них речь будет идти не о самих проектах, а о людях, что входит в их задачи и как наиболее рационально разделить нагрузку. Эти аспекты являются ключевыми для успешного проекта, но также могут и стать причинами неудачи. И в связи с этим управление проектной командой – один из основных разделов в руководствах для менеджера проектов.

Сложные задачи, близкие дэдлайны, большой объем работы приводят к овертаймам. В таких случаях необходимо сформировать регулирование рабочей загрузкой иначе со здоровым климатом в коллективе можно попрощаться. Ведь Ваши сотрудники становятся негодующими, обиженными, со стремительно падающей продуктивностью, если они завалены работой чересчур и если они сбились в заданиях и обязательствах. Регулирование рабочей загрузкой возможно, только если правильно распределить ресурсы, выявить слабые моменты и трудности и моментально их устранить. Таким образом, подбирается самый оптимальный вариант управления ресурсами и выполняемый ими объем работ.

Регулировать нагрузку очень просто.

Распределение ресурсов

Формирование расписания работ и распределение ресурсов, которые нужны для исполнения всякой работы в пределах ограничений по досягаемости ресурсов и временных границ проекта – это одно из распространенных формулировок термина «распределение ресурсов» (“PMO and Project Management Dictionary” от PM Hut).

Не изучив основные принципы разделения ресурсов, нереально обнаружить ответ на вопрос, что нужно для того, чтобы стать хорошим менеджером проектов. Методики и машины, сотрудники, инструменты и приспособления, недвижимое имущество, природные и финансовые ресурсы – это всё, как правило, зачисляют к ресурсам. Отбор тех вариаций использования разделения ресурсов, которые гарантируют наибольшую результативность и достижение замыслов определённого проекта, и в общем компании, – это цель распределения ресурсов.

Стоит заметить, что каждый раз, упоминая слово ресурсы, мы имеем в виду людей, и если говорить об управлении нагрузкой – то это значит правильное распределение работы между ними для максимально быстрого достижения целей проекта.
В первую очередь, перед тем как перейти к распределению ресурсов, менеджеру проектов необходимо дать ответ на три решающих вопроса в таких полях деятельности:

– Сроки и дэдлайны

Какой промежуток времени клиент дал для реализации проекта? Всегда необходима чёткая установка сроков, она помогает обрисовать временные рамки, в которые проект необходимо реализовать.

– Желанные итоги.

Тот человек, который нацеливается на надобности и нужды клиентов, принимает во внимание позиции всех причастных сторон, тот действительно понимает, что значит быть менеджером проекта и техники организации. Стартом создания плана проекта является установка рамок проекта и диапазона работ.

– Масштаб работы

Вопросы, на которые стоит знать ответы: «Какое количество людей необходимо для приведения в жизнь проекта? Кто лучше подходит для выполнения конкретного таска? Можно ли вовлечь их незамедлительно? Если нет, то когда?» Вопросов много и чем больше будет четких ответов, тем лучше. Значащей причиной успеха предстоящего планирования есть выявление того, кто из работников может быть зачислен в проектную команду и до какой степени можно нагрузить проектными задачами любого из команды без потери в качестве и в границах условленных сроков. Закончив с этим пунктом, чтобы увеличить производительность и продуктивность использования ресурсов, пора создавать матрицы соотношения «люди-задачи».
Список задач, продолжительность и последовательность – эти три пункта нужны для создания графика работ, их в своей презентации “Проджект-менеджер по случаю” (англ. Accidental Project Manager) назвал Gary Chin. Давайте рассмотрим их поближе:

• Список задач.

Для того чтобы добиться ожидаемых результатов, необходимо точно выполнить все задачи и таргеты по проекту.

• Продолжительность.

Четкие сроки способствуют правильному планированию.

• Последовательность.

Работа выполняется этап за этапом. И для этого составляется план. Стоит учитывать и то, что существуют задачи, которые можно делать одновременно и, благодаря этому, уменьшить сроки реализации проекта. Постепенность исполнения задач обуславливает расстановка приоритетов.

После того как будут найдены ответы на все вышеупомянутые моменты, план готов, команда собраны и определенные сроки, приступаем к окончательному распределению ресурсов:

1. Делегирование. В первую очередь необходимо узнать, какие специалисты образцово управятся с реализацией той или другой работы, после чего узнать об их досягаемости и заиметь быстрее их к себе в команду. По всей видимости, самое главное из всего, чем занимается менеджер проектов – является делегирование.

2. Документирование. Наличие проектной документации в такой форме, которая позволяет всем участникам проектной команды ее не только прочесть, но и понять и использовать. Это способствует более глубокому анализу всего проекта в будущем и уменьшает вероятность неразберихи и недопонимания между отделами. Ведение документов, отчётность о прогрессе и статусе, расписания, графики и т.п. – очень важный момент в управлении ресурсами и проектом в целом.

3. Перекрестная проверка. Сравнивать реальные и плановые расходы времени на исполнение решающих задач очень эффективно. Нужно неизменно инспектировать, пересматривать и корректировать планы в соотношении с растраченными усилиями по мере того, как продвигается реализация проекта. В больших командах, где могут случаться частые переработки у одних работников, а другие будут сидеть без задач. И для того, чтобы избежать таких ситуаций подойдет техника перекрестной проверки.

Выводы.

Когда ресурсы связаны с определёнными задачами и целями, то Ваша область ответственности смещается в сторону оптимального распределения объема работ. Уместно примененные техники и инструменты помогают в избегании конфликтов и переработок. Главный секрет успеха – в эффективном управлении.