Удачная реализация проекта и его благополучное окончание. Семь основных элементов способствующих этому.

При управлении проектом Вы берёте ответственность на себя за него полностью. Это включает в себя и составление плана, и выполнение, и окончание, и даже то, чтобы задания, которыми занимаются исполнители, приносили пользу проекту. Также имеет большое значение умение красиво справляться с давлением и решать проблематичные ситуации. Однако основными элементами, которые доводят проект к конечному результату, являются эти семь:

• Согласованность целей с методом Smart.
• Границы проекта должны быть четко установлены.
• Подбор исполнителей проекта происходит тщательно.
• Климат в команде способствует мотивации.
• Развитие проекта проверяется каждый день.
• Обдуманное использование ресурсов.
• Руководите своей информацией.

Теперь рассмотрим каждый из этих пунктов.

1. Согласованность целей с методом Smart.

После того, как Вы определились с тем, каким видите проект в перспективе, Вы можете установить цели краткосрочные. Согласно критериям SMART, любая цель должна быть:

• Такой, которая поддаётся измерению (англ. measurable)
• Точной, ясной (англ. specific)
• Важной, такой, что приносит пользу в общий результат (англ. relevant)
• Имеющей границы во времени (англ. timely)
• Осуществимая, поддающаяся реализации в данных сроках и обстоятельствах (англ. attainable).

Важно, чтобы каждый исполнитель осознавал свою миссию и обязательства. Поэтому нужно, чтобы краткосрочные цели были согласованы с заданиями, возложенными на участников проекта. Когда есть ясные цели, которые можно измерить, а также чёткие сроки по основным этапам проекта, полезным может быть и то, что члены команды смогут сами давать оценку объёму работ для задачи и определять сроки необходимые для выполнения.

2. Границы проекта должны быть четко установлены.

Осведомлённость о границах проекта это хорошее подспорье для удачного исполнения проекта. Следовательно, нужно обеспечить себя наиболее точным осмыслением целей, масштаба, применяемой методологии и сметы проекта до того как начать воплощать его в жизнь. Эти данные у Вас должны быть актуальными во время выполнения проекта, от начала и до его конца.

Обговаривать и собирать внимательно информацию о проекте необходимо, как у членов команды, так и у заказчиков.

3. Подбор исполнителей проекта происходит тщательно.

После того, когда Вы установили масштаб работы, которую нужно будет сделать на проекте, сформировать перечень запросов к навыкам исполнителей будет гораздо легче. Когда подбираете будущих членов Вашей команды, делайте это тщательно, думайте о том, кто из претендентов лучше всего будет выполнять определённое задание. Для того чтобы повысить возможность удачного воплощения в жизнь проекта, нужно дать возможность любому исполнителю воплотить в жизнь свои умения, чему способствует правильное распределение задач.

4. Климат в команде способствует мотивации

Для того, чтобы сделать возможным выполнение каждой стадий проекта и окончание его самого в срок, необходимо точные дэдлайны. Если хотите, чтобы все участвующие люди владели данными о развитии проекта, а также о том, какой вклад каждый исполнитель вносит в общий результат, необходимо систематичное получение данных о том, на каком этапе находятся задачи. Получить эти данные можно с помощью каждодневных собраний или специальных ПО – платформ, создающих среду для взаимодействия внутри команды.

Помощь в том, чтобы в любое время владеть информацией о значимых датах и сроках, Вам принесёт программа для отслеживания задач. Уместной будет установка автоматических подсказок о задачах, где дэдлайн уже просрочен и необходимо немедленное участие руководства или о тех, где сроки исполнения уже близко. Также, для того чтобы проект был окончен своевременно, необходимо прослеживать как продвижение, так и ошибки, которые необходимо исправить как можно скорее.

5. Развитие проекта проверяется каждый день

Еще одним важным моментом в управлении является мотивация. Нужно поощрять исполнителей с отличными показателями, в убыток тем, кто хуже справляется с задачами. Поощряйте членов команды. Это объективно и поможет увеличить продуктивность. Поэтому, когда кто-то из исполнителей проекта добивается назначенной цели, необходимо упомянуть об этом на собрании при всех, или же наедине, для того, чтобы член команды знал, что его достижение справедливо оценено. Вам, как управляющему проектом нужно уметь выбрать к каждому исполнителю проекта верный подход, возможно, для кого-то уместным будет, если его заслугам воздадут должное при всех, а для иного лучше персональный приём у руководства и получение похвалы там.

6. Обдуманное использование ресурсов

Проектные ресурсы включают в себя: место для работы участников проекта (перманентное или для осуществления разовых встреч), бюджет, инструменты, необходимое ПО, дополнительные ресурсы – люди вне команды, которые так или иначе вовлечены в проект. Своевременное планирование и распределение ресурсов уменьшает риски и способствует продуктивному использованию бюджета. Хорошо, если еще перед запуском проекта у Вас будут уже все необходимые ресурсы для его реализации.

7. Руководите своей информацией.

Степень защищенности проектных данных будет лучше в том случае, если не только проджект-менеджер, но и все участники проекта будут следить за этим. Хоть нынешние технологии и предлагают обширный спектр решений для хранения и доступа к информации, однако за этой доступностью таятся угрозы. Несмотря на то, что значительное количество облачных решений по управлению и хранению данных уделяют большое внимание безопасности, от человеческого фактора и непредвиденных ситуаций никто не защищён. Для этого в пределах проекта необходимо установить систему прав доступа к данным и запасного копирования, которое дублирует всю информацию. Вопросы безопасности требуют постоянного контроля.